Главы     1     2     3     4     5     6     7   

Эффективный тайм-менеджмент

Глава 6 Контроль над хаосом



Краткое содержание

Избавляйтесь от лишних бумаг.

Оставляйте только то, что вам действительно нужно.

Каждый час уделяйте по пять минут на то, чтобы разобрать накопившиеся бумаги.

Не пытайтесь делать несколько дел одновременно. Концентрируйтесь на чем-то одном.

Старайтесь не отвлекаться даже на собственные мысли.

Чтобы помнить, о чем вы читаете, нужно действовать по следующему плану: просмотреть текст, написать вопросы, прочитать, составить конспект и запомнить.

Умейте откладывать. Отдыхайте, планируйте и создавайте.

Придумайте, как наградить себя за выполненное задание.

Взгляните страху в лицо и действуйте.

Подумайте, насколько ваше поведение соответствует вашим потребностям и целям.

Позвольте себе не справиться с заданием в первый раз.

Постарайтесь найти замену или отказаться от ненужных дел.

Наши цели

Каждый, должно быть, понимает, что кучу времени тратит на бумажную работу, но, боюсь, вас шокирует — какую именно кучу. Сортировка, чтение и подшивка документов, поиск нужных бумаг и попытки разложить их так, чтобы было удобнее работать, занимают очень много времени. Нужно научиться справляться с хаосом. Разберите бумаги. Я не требую от вас аккуратности (вы бы посмотрели на мой кабинет!). Важно, чтобы вы всегда могли быстро найти то, что вам нужно. Кроме того, я попробую научить вас управлять бумажными потоками и не тратить время на бесполезные документы. После того как вы избавитесь от беспорядка вокруг себя, можно заняться «туманом в голове» и научиться «наводить в ней порядок». Я представлю вам пять способов разумно планировать свое время, о которых вы скорее всего и не задумывались раньше.

 

Вы научитесь:

сокращать время, которое вы привыкли тратить на ожидание, и продуктивно его использовать;

избавляться от нерешительности и научиться работать более эффективно «без нервов»;

терпимо относиться к неизбежным ошибкам и максимально сокращать их;

избегать неприятных и бессмысленных заданий;

«создавать» время, не останавливая стрелок часов и не вписывая в ежедневник несуществующие дни.

 

 

 

 

    Учитесь управлять бумажными потоками
    Из этой главы вы узнаете: десять способов сократить количество бумаг и контролировать их поток. «Я перекладываю бумаги». Рэг сам удивился, когда сказал это в ответ на вопрос своего сынишки Рэгги-м...
    Десять способов сократить количество бумаг и контролировать их поток
    1. Приобретите постоянного помощника. Все время носите с собой ежедневник — пусть он лежит в сумке, в ящике стола, в кармане пальто и на туалетном столике. Записывайте в него свои мысли и планы. Т...
    Десять способов сократить количество бумаг 2
    3. Руководствуйтесь «принципом одного касания». Как только вам в руки попадает документ (это может быть как записка от сослуживца, так и доклад размером в пятьсот страниц), нужно решить, что с ним...
    Десять способов сократить количество бумаг 3
    5. Пусть исчезает. Есть только один способ избавиться от чего-то, не прикасаясь, — не прикасаться. Никогда не продолжайте подписку, если сомневаетесь в том, что издание действительно вам нужно. По...
    Десять способов сократить количество бумаг 4
    7. Кладете в папку и забываете? Вы уверены, что это вам еще пригодится? В большинстве случаев мы не прикасаемся и не читаем треть всего, что храним. Зачем же тогда складывать ненужные бумажки в па...
    Десять способов сократить количество бумаг 5
    Раз в неделю берите в руки вилы и переворачивайте «компост». Что-то уже «созрело» и может быть использовано, но очень много и того, что можно отправить в мусорную корзину. Обещаю вам, что очень ск...
    Как справиться с беспорядком
    Из этой главы вы узнаете: как сделать так, чтобы на полу и столе было больше места; четыре причины беспорядка; шесть способов сократить приток бумаг. У Фрэнсиса в офисе ужасный беспорядок. По проф...
    Решение для избранных № 1 пусть это сделает ктото другой
    Редакторы по роду своего занятия чаще и больше других сталкиваются с бумагами. Как они с ними управляются? В крупных издательствах и агентствах у главного редактора есть подчиненные, которые сорти...
    Решение для избранных № 2 сократите объем поступающей информации
    Сейчас экологи все чаще говорят о том, что проще меньше загрязнять окружающую среду, чем позже бороться с загрязнением. Многие неорганизованные менеджеры пришли к тому же выводу. Главному редактор...
    Инстинкт «гнезда»
    Все эти горы мусора, возможно, дают вам ощущение уюта и позволяют почувствовать, что вы дома. Возможно, беспорядком вы «метите» свою территорию. Если дело действительно обстоит именно так, то, нав...
    Хозяйственность
    «Никогда не знаешь, что может понадобиться тебе завтра». Неужели это оправдывает то, что вы до сих пор храните расписку, привезенную из своей командировки в Шебойган шесть лет назад, или копию еже...
    С глаз долой — из сердца вон
    Некоторые переживают, что если что-то не будет лежать на глазах, они об этом забудут. Быть может, в душе вы боитесь, что если уберете проект в ящик, забудете его доделать. В этом случае беспорядок...
    Комплекс эйнштейна
    У Томаса Эдисона в лаборатории никогда не было порядка. Альберт Эйнштейн практически никогда не носил носков, а если и надевал, то из разных пар. Беспорядок — признак таланта, да? Возможно, в душе...
    Тише едешь — дальше будешь
    Нельзя одновременно писать книгу, составлять план на ближайшие пять лет и вырезать на скале Рашмор портреты четырех бывших президентов. Достигать поставленной цели нужно постепенно, шаг за шагом....
    Искусство «поддерживать форму»
    Как ни печально, многие из тех, кто худеют, сидя на диете, вновь набирают вес после того, как возвращаются к привычному питанию. Но ведь во время диеты можно полностью переучить себя, а если этого...
    Поступающие бумаги
    Решите, в какое время будете разбирать почту и поступающие бумаги. Под рукой обязательно должны быть мусорная корзина, календарь, записная книжка, папки, записки-наклейки и фломастер. Теперь вы го...
    Жизнь «в тумане»
    Из этой главы вы узнаете: три причины смятения и как с ними бороться; как приучить себя концентрировать внимание на чем-то одном; скрытые последствия «многозадачного режима работы»; что нас отвлек...
    Три типа «компьютерных ошибок» свойственных всем нам
    Безусловно, каждому из нас знакома ситуация, когда на экзамене не можешь вспомнить математическую формулу, а в обычной жизни — номер телефона или имя человека, с которым познакомился месяц (а то и...
    Скрытые последствия «многозадачного режима работы»
    Внимание, энтузиазм и время — цена за то, что делаешь несколько дел одновременно. Чем напряженнее жизнь, тем меньше у нас остается времени и тем ценнее умение делать два, три, а то и четыре дела о...
    Опасный шум
    Жужжание копировального аппарата, сигналы факса, шум кондиционера и болтовня в расположенной по соседству комнате отдыха — все это сопровождает нас изо дня в день и кажется неотъемлемой частью «ра...
    Работа и окружение красивое нейтральное и уродливое
    Панорама перед глазами тоже может отвлекать. Уродливое раздражает, а прекрасное притягивает, и лишь нейтральный вид способствует работе. Расположите свое рабочее место так, чтобы, когда нужно соср...
    Как заставить себя не отвлекаться
    Даже если бы вы могли изолировать себя от окружающего мира (работать в помещении со звуконепроницаемыми стенами в полном одиночестве), временами вы все равно будете отвлекаться. Просто «шум в голо...
    Как запомнить то о чем читаешь
    Если вы фанат бейсбола, то хорошо разбираетесь в языке отчетов о матчах в спортивной прессе. Вы «глотаете» страницу за страницей, прекрасно понимаете, о чем идет речь, и все помните. (Мою жену раз...
    Пусть время ожидания станет самым продуктивным
    Из этой главы вы узнаете: три причины того, почему приходится ждать; как превратить ожидание в отдых или сделать его продуктивным. Денниса злит, когда его заставляют ждать. Он живет по принципу «В...
    Почему взрослым не бывает скучно?
    Скука — это не обязательно отсутствие дел. Это, скорее, отсутствие желания что-либо делать. Скука состоит в равной пропорции из неугомонности (когда человек устает, он не скучает, а спит) и нежела...
    Неудачный способ избежать ожиданий
    Если везде опаздывать, то не придется ждать. В этом случае ждать будут другие. Это один из способов решения проблемы ожиданий. Но он очень неудачен. Сколько времени человек может ждать, зависит от...
    Хороший способ изредка избегать ожиданий
    Обычно если человек опаздывает, то хронически. Поэтому лишних ожиданий можно избежать, если поменьше общаться с такими людьми. Один раз не придешь на встречу — тебе должно быть стыдно. Второй раз...
    Смиритесь
    Есть дела, которые подразумевают ожидание. По возможности старайтесь делать их тогда, когда время не играет особой роли. Я понимаю, что редкий врач назначит вам прием на 6:00 утра или вечера или п...
    Как избежать ожиданий три способа извлечь из ожидания пользу
    Шаг 1. Смиритесь и примите ожидание как должное. Ожидание неприятно по двум причинам. Во-первых, если вы не выделили для него достаточно времени, оно нарушит ваши дальнейшие планы, а это может при...
    Шаг 2 назовите ожидание иначе
    Каждый день вы несетесь вперед сломя голову, не думая об усталости. Вы не можете позволить себе отдохнуть: до тех пор, пока не доберетесь до дома, не скинете туфли и не упадете на диван; до тех по...
    Шаг 3 воспользуйтесь ожиданием
    Вы опаздываете и изо всех сил стараетесь успеть повернуть, пока горит зеленая стрелка. Но перед вами едет какой-то кретин, который и не подозревает, что вы спешите. И, как обычно и случается, он у...
    Учитесь не откладывать на потом
    Из этой главы вы узнаете: пять причин промедления и пять способов их устранить. «Не откладывай на завтра то, что может подождать еще неделю», — любит пошутить Дон по поводу своей привычки откладыв...
    Пять причин промедления и пять способов их устранить
    Причина 1. Вам с самого начала не хотелось взваливать на себя эту работу Я преподаю на литературных курсах и на первом занятии обязательно спрашиваю начинающих писателей, что заставило их взяться...
    Пять причин промедления 2
    Ответ на первый вопрос может перенаправить или усилить вашу мотивацию. Теперь вы делаете это не потому, что вам сказали, а потому, что хотите произвести впечатление на начальника, помочь другу, по...
    Причина 2 вы боитесь этой работы
    Большинству из нас нелегко это признать, но, возможно, именно страх не позволяет вам взяться за работу, которую нужно сделать. Если вы понимаете, что это и есть ваш сдерживающий фактор, нужно найт...
    Причина 3 вы не считаете это дело важным
    Вы понимаете, что кто-то должен это сделать. Даже можете согласиться сделать это, если вас сильно попросят. Вам даже может хотеться это сделать. Но есть что-то, что вы считаете более важным. Таким...
    Причина 3 вы не считаете это дело важным 2
    Сначала ваша мотивация, скорее всего, будет негативной: «Если я не почищу канаву, сад затопит после первого же сильного дождя». Однако положительные мотивации гораздо сильнее, поэтому попробуйте в...
    Причина 4 у вас недостаточно знаний чтобы выполнить эту работу
    На собственном опыте я убедился, что, когда на чем-то зацикливаюсь, мое подсознание на самом деле дает мне понять, что я не знаю, о чем говорю. Это относится ко всем профессиям. Возможно, вы не ра...
    Причина 5 вы просто не хотите!
    Если бы меня попросили по десятибалльной системе оценить удовольствие, которое я получил от купания Ровера шампунем от блох, то я бы поставил минус два. Это не просто противно. И не просто отврати...
    Усовершенствуем совершенное
    Из этой главы вы узнаете: почему максимализм мешает; как преодолеть в себе тягу к перфекционизму. Барбара не начала курить только потому, что боялась выглядеть глупо, не умея правильно держать сиг...
    Миф совершенства
    Один из моих любимых комиксов Гари Ларсона из серии Far Side рассказывает о собаке, ее хозяине, газонокосилке и мифе совершенства. Представьте себе следующую картину: собака только что подстригла...
    Пагубное влияние психологии «плохая собака— не получишь печенье»
    Принцип «все или ничего» обычно до добра не доводит. Если ваши требования слишком высоки, вам трудно чего-то добиться. Можно стремиться к идеалу, но нельзя корить себя за неизбежные ошибки и неуда...
    Сравнивать нельзя
    Мы очень часто что-то сравниваем и даже спорим по этому поводу. «Малыш» Рут был лучше Хэнка Аарона (или наоборот). Джойс Кэрол Оутс пишет лучше, чем Стивен Кинг. Нью-йоркские бублики самые вкусные...
    Заблуждение первого впечатления
    Даже если бы сравнения что-нибудь значили, вы вряд ли могли бы оставаться объективным. Дело в том, что вы не сторонний наблюдатель. Даже если эмоционально вы стараетесь сохранять нейтралитет (что...
    Заблуждение сравнения с классикой
    Итак, чувства — это одна из причин того, что мы не можем объективно судить о качестве проделанной работы. Другая причина — это новизна. Давайте опять вернемся к нашему приятелю Уиллу Шекспиру и ег...
    Заблуждение сопоставления с «идеальной формой»
    Это еще одно заблуждение, которое мешает вам справедливо оценивать свою работу. Когда вы беретесь за работу (что бы вы ни делали), у вас в голове есть представление о том, что должно получиться в...
    Как избавиться от перфекционизма
    «Если за что-то берешься, то делай это как можно хуже». Конечно, не стоит следовать этому совету, но доля истины в нем все-таки есть. Нужно уметь проигрывать и принимать свои ошибки. Позвольте себ...
    Избегайте бесполезных и неприятных заданий
    Из этой главы вы узнаете: как избавиться от: бесполезной работы; работы, «чтобы занять себя»; работы, которую должен делать кто-то еще. «Если нужно что-то сделать, попросите Глэдис. Она обязательн...
    Как избежать бесполезных действий
    «Я так увлечен самим танцем, — жалуется служащий, — что не успеваю запоминать шаги». Так давайте же попробуем избегать некоторых шагов — тех, которые все равно не играют никакой роли. Избавьтесь о...
    Списки «не делать» и «поручить другим»
    Многое из того, что мы регулярно делаем, уже вошло в привычку. Как известно, от привычек избавиться сложно, так что проще изо дня в день следовать им. Поэтому для того, чтобы освободить время, нуж...
    Поручить обменяться и избавиться
    Если вы пришли к выводу, что делаете работу других, можете избавиться от нее тремя способами: 1. Поручить. Многие счастливчики не подходят к телефону, не разбирают сами почту, не варят себе кофе и...
    Сейчас позже или никогда
    Действительно ли нужно встречаться, или можно просто отправить записку? Нужна ли записка, или можно просто позвонить? Да и вообще, нужно ли это? «Потому что мы всегда это делали» — еще не повод де...
    Забудьте о совершенстве и живите по принципу «нормально»
    Итак, вы решили не откладывать дело в долгий ящик и сделать его сейчас. Как мы уже говорили, нужно заранее определить, какого качества должен быть результат. Если вы хотите достичь совершенства, т...
    Секрет «создания» времени
    Из этой главы вы узнаете: что такое метод замещения в планировании времени; что такое выбор с точки зрения физики и эффективное планирование времени. Джимми просто разрывается на части. Всю неделю...
    Время нужно «создавать»
    Когда мы что-то не хотим делать, наш ответ на просьбу звучит так: «Пойми, у меня вообще нет времени. Ты же знаешь, у меня столько дел!» Неправда. У каждого из нас есть время — двадцать четыре часа...
    Метод замещения
    Итак, после того как вы избавитесь от «Я слишком занят», нужно изучить все варианты и выбрать то, что вам нужно или хочется сделать. Попытайтесь заглянуть в будущее. Представьте, что вы должны в в...
    Метод замещения 2
    Можно провести в раздумьях целый день, но так ничего и не решить. Безусловно, речь здесь вовсе не о том, что вы собираетесь предпочесть семье работу или наоборот. Вы трудитесь для того, чтобы соде...
    Теория сложения и вычитания
    Всякое действие вызывает равное по силе и противоположное по направлению противодействие. Помните этот закон физики? Если вы попробуете спрыгнуть с не привязанной лодки на берег, то рискуете упаст...





Книжный магазин